Тонкости совершения представительских расходов

Разъяснения специалиста С. Валова эксперт журнала «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение»

Для поддержания международных связей, обмена опытом, проведения совещаний и конференций бюджетные учреждения принимают у себя как иностранные делегации, так и представителей учреждений, расположенных на территории РФ. В статье рассмотрен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Как можно учесть затраты в составе представительских расходов?

С 01.01.2011 бюджетные учреждения, как являющиеся получателями бюджетных средств, так и получающие на выполнение государственного (муниципального) задания субсидии, осуществляют ведение бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией № 157н ^[1]. Однако данный документ, регламентирующий организацию бухгалтерского учета, не содержит определения представительских расходов, поэтому обратимся к нормам налогового законодательства.

Подпункт 22 п. 2 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества независимо от места проведения мероприятий. Кроме того, в п. 2 ст. 264 НК РФ приводится насколько возможно подробный перечень расходов, относящихся к представительским:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

В своих разъяснениях Минфин уточняет перечень представительских расходов и указывает, какие расходы не являются таковыми.

Как подтвердить представительские расходы документально?

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете ^[2] все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Каких документов будет достаточно для подтверждения представительских расходов? Мнение специалистов Минфина о составе документов, подтверждающих представительские расходы, высказано в письмах от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. В них финансовое ведомство в качестве подтверждающих документов признает:

1. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2. смету представительских расходов;
3. отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенных мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели;
4. первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.

Рассмотрим требования к каждому из перечисленных документов более подробно.

Во-первых, внутренний нормативный акт организации – приказ или распоряжение руководителя об осуществлении расходов на представительские цели – должен содержать цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за проведение мероприятия лиц и задание по утверждению программы и сметы.

Если представительские мероприятия проводятся в организации часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий.

Действующие нормы налогового законодательства не содержат требования о составлении сметы на проведение представительских расходов, однако официальная позиция Минфина и ФНС заключается в том, что для подтверждения представительских расходов смета необходима (Письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26). Более того, наличие сметы позволяет отстоять правомерность совершения расходов в арбитражном суде. Примером может служить Постановление ФАС МО от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10. В нем арбитры поддержали организацию, указав, что произведенные расходы соответствуют упомянутым в п. 2 ст. 264 НК РФ и документально подтверждены счетами-фактурами, платежными поручениями, бухгалтерскими справками, оборотными ведомостями, реестрами-расчетами учета представительских расходов, исполнительными сметами.

Что должен содержать отчет о представительских расходах, раскрыто в Письме УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115. В нем налоговики рекомендуют конкретно по проведенным представительским мероприятиям отразить:

1. цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
2. дату и место проведения;
3. программу мероприятий;
4. состав приглашенной делегации;
5. участников принимающей стороны;
6. величину расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются. Аналогичное мнение было выражено в Письме Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Данную точку зрения поддерживают контролирующие и судебные органы. В качестве примера можно привести спорную ситуацию, которая была рассмотрена арбитрами в Постановлении ФАС ВСО от 31.03.2011 № А74-2329/2010. В ходе контрольного мероприятия ревизорами было выявлено нарушение, выразившееся в оплате представительских расходов по недостоверным документам. В частности, в ходе встречной проверки было установлено, что кассовые чеки, приложенные к авансовому отчету, не являются чеками торгующей организации, которая была указана в авансовом отчете. Подписи на товарных чеках являются поддельными и не принадлежат продавцам магазина. Перечень продуктов и их стоимость не соответствуют имеющемуся товару данной организации. На основании данных фактов арбитры пришли к выводу, что расходы понесенные бюджетным учреждением, документально не подтверждены, а следовательно, организации обоснованно вменено неправомерное расходование бюджетных средств.

Заметим, что ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

^[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

^[2] Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

06 октября 2011 года. Материал был опубликован в журнале "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение" Издательство "Аюдар Пресс"